Come migrare una applicazione realizzata con Access Desktop su Power Apps

L’avvento delle piattaforme low-code, Power Apps ed Oracle APEX per citare qualche esempio, può rappresentare per tantissime aziende un punto di svolta importante nell’opera di razionalizzazione delle soluzioni digitali a supporto dei processi aziendali.

La mia esperienza, dapprima come consulente informatico e poi come analista funzionale in un dipartimento IT, mi ha insegnato che per quanto si possa investire tempo e risorse nella diffusione di strumenti digitali enterprise, ci sarà sempre l’utente smanettone che, vuoi per comodità ma anche e spesso per necessità, si adopererà nella costruzione delle proprie “piccole” applicazioni e database basati su Excel oppure su Access.

Sono sincero, di per sé questo non è un problema, soprattutto nelle realtà più piccole dove questi strumenti rappresentano una vera e propria àncora di salvezza a supporto dei processi.

Tuttavia la situazione cambia quando queste applicazioni si trasformano in veri e propri asset aziendali che arriva a gestire dati e processi core dell’azienda che necessiterebbero, invece, di essere condivisi on line ed in tempo reale con le diverse realtà che ne hanno bisogno.

Perché migrare una applicazione Access?

Perché questi applicativi basati su Access (ma anche Excel) nel tempo hanno trovato una così larga diffusione?

Credo che i motivi siano principalmente due.

Il primo è la semplicità: sono facili da costruire e facili da usare, soprattutto se paragonate ad un ERP, sicuramente molto più complesso e costoso da personalizzare quando servono nuove funzionalità.

Il secondo motivo, strettamente legato al primo, è la velocità con la quale un utente mediamente esperto è in grado di creare la propria applicazione.

Grazie ad Access in pochissimo tempo puoi avere a disposizione una soluzione efficace che risolve esattamente il tuo problema, per non parlare dei tantissimi modelli preconfezionati che puoi trovare facilmente in rete.

Insomma, per chi non ha tempo (o voglia) di aspettare i tempi dell’IT non c’è soluzione migliore di un bellissimo Excel con qualche macro VBA, o almeno così è stato fino ad ora.

La missione di tutte le piattaforme low-code è quella di dare la possibilità di creare applicazioni web enterprise a tutti, anche a chi non sa programmare, con un approccio non molto lontano da quello che ha segnato il successo di Access.

Sviluppare un applicativo con Power Apps è più facile che farlo con Access.

Non devi essere un programmatore esperto per creare la tua app e ti bastano 5 minuti per avere a disposizione soluzioni desktop e mobile belle e funzionanti.

Inoltre, potendosi connettere direttamente ai tuoi dati aziendali, ad esempio dell’ERP, possono diventare a tutti gli effetti un componente integrante dell’ecosistema applicativo della tua azienda.

Migrare una applicazione da Microsoft Access a Power Apps è qualcosa che vale la pena prendere in considerazione?

ASSOLUTAMENTE SI!

Soprattutto se nella tua azienda è stato già adottato Office365.

In questo articolo di spiegherò come migrare una applicazione realizzata in Access su Power Apps.

Migrare Access su Power Apps: qualche precisazione prima di iniziare

Tutti i progetti di migrazione applicativa condividono alcune specifiche problematiche che vale la pena conoscere.

Se hai già letto l’articolo dove spiego come migrare da Oracle Forms ad Oracle APEX, forse hai già un idea di cosa voglio dire.

Replicare le funzionalità

Il primo problema da affrontare sono gli eventuali gap funzionali: non è detto che tutte le funzionalità che sono state implementate nella applicazione che vuoi migrare siano replicabili esattamente nella stessa maniera.

Questo è sicuramente vero quando si fa un cambio di paradigma tecnologico (ad esempio se vuoi migrare da Oracle Forms a Microsoft Power Apps), ma non è detto che non sia un problema anche quando rimaniamo su piattaforme Microsoft.

Migrare i dati

Access è una applicazione desktop che si appoggia su un database locale, Power Apps è una applicazione on-line che puoi collegare a diverse sorgenti dati: un database SQL Server, un elenco Share Point, un Excel su OneDrive o altro.

Qualunque sia la scelta, devi sapere fin da subito che dovrai occuparti di effettuare una migrazione dati. Questa attività potrebbe essere più o meno complessa in funzione di quella che sarà la sorgente dati che deciderai di utilizzare per la tua applicazione Power Apps.

Definire un metodo di migrazione

Voglio essere onesto con te: se la tua aspettativa è quella di avere un tool di migrazione che automaticamente converta una qualsiasi applicazione Access in una applicazione Power Apps rimarrai deluso perché non esiste.

Puoi trovare dei tool a supporto che possono fare buona parte del lavoro, ma in ogni caso dovrai sempre spendere un certo sforzo in attività di riprogettazione e testing applicativo.

Quello che invece cercherò di proporti in questo articolo è un approccio, un metodo con cui affrontare un progetto di migrazione di una applicazione sviluppata Access Desktop a Power Apps.

Starà poi a te capire se è applicabile al tuo caso specifico oppure se è meglio adottare una soluzione differente: fammelo sapere nei commenti!

Bene, direi che è arrivato il momento di iniziare!

Per fare questo esercizio ho utilizzato un template di una applicazione Access per la gestione del Customer Care che ho scaricato direttamente dal sito Microsoft Office. Se vuoi puoi usare la stessa applicazione, oppure una che hai già.

Applicazione Customer Service

L’applicazione Customer Service è un database Access che può essere utilizzato per gestire le richieste di assistenza che vengono inoltrare al Customer Care di una generica azienda.

L’applicazione sfrutta diverse tabelle, le principali sono:

• Customers: anagrafica clienti.
• Employees: impiegati dell’azienda che si occupano di gestire le richieste di supporto che arrivano dai clienti.
• Cases: richiese di supporto.

Esistono poi altre tabelle secondarie:

• Calls: per tracciare le chiamate fatte al cliente.
• Knowledge Base
• Filters: è una tabella di servizio che serve per salvare i filtri dai dati

L’applicazione di presenta con un layout abbastanza minimale.

Per ciascuna delle tre entità principali (Customer, Employees e Cases) è stata creata una scheda dedicata con una toolbar che ha diverse funzionalità, in particolare quella che permette di aprire una form per inserire i dati.

Ad esempio, questa è la maschera per inserire un nuovo case , ossia una nuova richiesta di assistenza.

Ti faccio notare che, oltre a poter inserire diverse informazioni per classificare la richiesta di supporto (il cliente che ha aperto il case, l’assegnatario, la priorità, ecc…) questa applicazione permette di allegare uno o più file al case.

Questa, invece, è la schermata per inserire un nuovo impiegato nell’anagrafica Employees.

In questo caso l’applicazione consente di allegare una foto al profilo dell’impiegato.

Come migrare l’applicazione Customer Service

Per migrare questa applicazione Access utilizzeremo Power Apps, ovviamente, ma anche Microsoft List che puoi trovare all’interno della piattaforma Office 365.

Creeremo pertanto un Elenco Microsoft per ciascuna tabella dell’applicazione Customer Service.

Prima di iniziare, verifica in Power Apps di aver creato la connessione verso Share Point .

Step 1: esporta le tabelle Access in Excel

• Accedi alla tua applicazione Access in modalità Struttura.
• Seleziona la tabella e clicca su Esporta > Excel

• Apri il file Excel che hai esportato e inserisci i dati in un Tabella
• Seleziona la griglia dei dati e clicca su Inserisci > Tabella

Step 2: importa le tabelle Excel su Microsoft List

• Accedi ad Office 365 e seleziona l’applicazione Microsoft List.

• Dall’home page di Microsoft List, clicca su Nuovo Elenco.

• Seleziona l’opzione Crea un Elenco da Excel

• Configura la tabella attribuendo a ciascuna colonna il tipo più opportuno.
  • La colonna principale deve avere il tipo Titolo.

• Se vuoi, puoi personalizzare l’elenco che stai creando assegnandogli una icona ed un colore di riferimento.
• Quando hai fatto clicca su Crea Elenco.

• Quando la procedura di creazione è completa, potrai vedere l’elenco che hai appena creato.

• Cliccando sull’elenco puoi vedere il dettaglio delle righe

• Ripeti la stessa procedura per tutte le tabelle della tua applicazione Access.
• Alla fine dovresti aver ricreato tutto lo schema dati del tuo database Access.

Step 3: crea una applicazione Power Apps

• Seleziona la lista e clicca su Power Apps > Crea Applicazione

• Dai un nome all’applicazione e clicca Crea

Qualora Power Apps non sia in grado di connettersi a Share Point, verifica di aver configurato in Power Apps la connessione verso Share Point. In caso contrario devi creare la connessione verso la sorgente dati e poi riprovare a creare l’applicazione

Step 4: personalizza la tua applicazione

• Power Apps ha creato automaticamente una nuova applicazione basata su Canvas che potrai personalizzare come credi

• Le modifiche ai dati che fai dall’applicazione si riflettono ovviamente sulla lista Share Point.
• Puoi cancellare, modificare e creare nuovi record nell’applicazione mobile ed ogni volta che salvi i dati saranno salvati nella lista collegata.

Cosa abbiamo imparato

In questo articolo abbiamo imparato un modo furbo per trasformare un database Access in una applicazione Power Apps grazie all’uso delle Microsoft List.

Nella seconda parte di questa guida alla migrazione su Power Apps vedremo come personalizzare ulteriormente questa applicazione inserendo campi validati e la gestione degli allegati.