Uno degli aspetti più importanti che devi tenere in considerazione nella valutazione di una piattaforma di sviluppo low-code è la possibilità di poter creare workflow e processi automatizzati.

Facciamo un esempio: supponiamo che tu debba sviluppare una applicazione che permetta ai tuoi clienti di acquistare i prodotti della tua azienda.

Ad esempio, ogni volta che un cliente sottomette un carrello dovrebbe essere inviata una email che avvisi l’amministrazione vendite che è stato sottomesso un nuovo ordine.

In questo articolo ti spiegherò come implementare in AppSheet questi tipi di automatismo.

APP Behavior: concetti principali

Prima di spiegare come creare automatismi ed azioni personalizzate, vediamo quali i concetti e i componenti principali che determinano come funziona una applicazione AppSheet.

• Accedi al workspace della tua applicazione.
• Clicca su Behavior.

• In questa sezione hai accesso ai componenti principali che utilizzerai per personalizzare il funzionamento della tua APP.
  • Actions
  • Workflow
  • Report
  • Offline/Sync

Actions

Ogni volta che un utente interagisce con l’applicazione, ad esempio cliccando su un bottone, il sistema esegue una Action.

Quando sviluppi una applicazione il sistema crea automaticamente tutte le Actions necessarie per farla funzionare: navigare da una vista all’altra, salvare i record nel database, ecc.

Sempre da questa sezione puoi creare nuove Actions custom per personalizzare il funzionamento dell’APP.

Per capire meglio cos’è una Action, guardiamo dentro al bottone “Aggiungi Prodotto” presente nella Vista mostrata nell’esempio seguente.

• Accedi al workspace dell’applicazione, clicca su Behavior > Actions.
• Clicca sull’Action Items / Add dove Items è l’origine dati usata nella Vista.

• Nel dettaglio dell’Action possiamo vedere le seguenti informazioni
  • Action Name: il nome dell’Action
  • For a record of this table: qual è l’origine dai (record) sula quale agisce l’azione
  • Do this: l’azione che l’Action deve eseguire. In questo esempio, deve aprire la form per aggiungere un nuovo record a questa tabella

• Poiché quella che stiamo vedendo è una Action di sistema, non è possibile modificarla, però puoi crearne di nuove. Tra poco vedremo in che modo puoi fare questo.
• Nella sezione Appearance puoi gestire alcuni aspetti visivi dell’Action l’icona del bottone oppure la sua posizione

• Nella sezione Behavior puoi specificare una condizione personalizzata che deve essere verificata per rendere l’azione disponibile oppure puoi specificare un messaggio di conferma all’utente ogni volta che l’azione viene eseguita.

Workflow

In AppSheet hai la possibilità di creare dei workflow, ossia dei processi che eseguono una serie di operazioni in maniera automatizzata quando si verifica una determinata condizione.

Ad esempio, ogni volta che viene aggiunto un record ad una tabella, il sistema può inviare una e-mail.

• Accedi al workspace dell’applicazione
• Clicca su Workflow
• Puoi vedere tutti i workflows che sono stati create per la tua applicazione

• Vediamo le proprietà di un workflow partendo dal nome che serve a te per capire cosa fa il workflow
  • Rule Name

• When this happens: definisce qual è l’evento che fa scattare il workflow
  • Target Data: la tabella su cui è
  • Update Event: evento che deve verificarsi sul tipo record inserito come Target Data

• If this is true: permette di indicare una condizione che, se verificata, fa eseguire il workflow

• Run these tasks: elenco delle operazioni che devono essere eseguite. Ciascuna operazione è identificata da un task.
• Usa il Add Task per aggiungere nuovi taks.
• Usa Rearrange per cambiare l’ordinamento dei task.

Report

I Report AppSheet possono essere programmati per essere inviati periodicamente ad una determinata lista di distribuzione mail, oppure tramite SMS.

Ci sono diverse opzioni di creazione di un report in AppSheet. Per maggiori informazioni puoi leggere questo articolo di approfondimento.

Puoi vedere i Report della tua applicazione in Behavior > Reports

Offline/Sync

Le applicazioni mobile sviluppato con AppSheet possono funzionare in modalità off-line.

Le opzioni per impostare il modo in cui una APP sincronizza i dati sono disponibili sotto Behavior > Offline/Sync.

Come creare actions e bottoni personalizzati

In AppSheet puoi creare delle Actions personalizzate.

In generale, le tipologie di azione che puoi creare sono di 3 tipi:

• App Actions: questi tipi di azioni ti consentono di automatizzare delle operazioni come la copia di un record, oppure creare un link ad una vista delle stessa applicazione o di un’altra applicazione

• Data Actions: usa questo tipo di Actions per modificare i dati di un record

• External Actions: con questo tipo di Actions puoi aprire link esterni, avviare una telefonata aprire l’applicazione per scrivere un messaggio e-mail.

Vediamo insieme come creare una custom Action.

• Accedi al workspace dell’applicazione.
• Clicca su Behavior > Actions.
• Clicca New Action.

• Definisci un nome (es: Copy Items) e indica su quale oggetto dovrà essere eseguita.
• Indica il tipo di azione che deve essere eseguita

• Assegna un’icona all’azione e la posizione in cui l’APP farà vedere il bottone

• Nella preview puoi vedere il risultato finale.

• Il seguente è un esempio di Action che imposta il valore di un campo.

Come creare dei workflow automatizzati

I workflow sono estremamente utili quando vuoi implementare degli automatismi come l’invio di notifiche e-mail o in-app quando un utente effettua una specifica operazione all’interno dell’applicazione.

Ad esempio, se stai sviluppando una applicazione per sottomettere degli ordini di vendita, ogni volta che un utente conferma un carrello potrebbe essere inviata una e-mail all’amministrazione vendite affinché possano procedere all’evasione dell’ordine.

Vediamo come creare un workflow che invia una notifica automatica.

• Accedi al workspace dell’applicazione.
• Clicca su Behavior > Workflow.

• Clicca su New Workflow Rule

• Definisci un nome per la regola

• Stabilisci qual é l’oggetto che fa scattare il workflow (Target Data) ed il tipo di azione specifica che deve essere eseguita (Update Event). Ad esempio:
  • UPDATES_ONLY: quando viene aggiornato il record
  • ADD_ONLY: quando viene aggiunto un record
  • ADD_AND_UPDATES: quando viene aggiunto o aggiornato un record

• Se necessario, puoi specificare una condizione aggiuntiva che deve essere verificata affinché il workflow venga eseguito

• Clicca su Add Task per aggiungere nuovi task

• Per inviare una e-mail automatica seleziona le seguenti opzioni:
  • Task Category: Send an email
  • To: in questo campo puoi scrivere un indirizzo email specifico, ma puoi anche collegare l’indirizzo recuperato da una formula in maniera dinamica
  • Use Default Content: AppSheet manderà una email preconfezionata che riporta i campi del record

• Usando le funzionalità disponibili nella toolbar dello specifico workflow puoi eseguire dei test, lanciare il debug, copiarlo o disattivarlo se necessario.
• Clicca su Test

• AppSheet apre una pagina dedicata dove puoi vedere tutti i record della tabella, i parametri della Action e il risultato della valutazione della condizione
• Per eseguire il task, clicca Execute Task

• AppSheet restituisce in un messaggio l’esito della sottomissione del task

• Ecco il messaggio ricevuto dall’applicazione

• Come puoi notare, non è molto bello da vedere. Questo è il template che usa AppSheet quando selezioni l’opzione Use Default Content
• Nel successivo paragrafo vedremo come puoi creare un template personalizzato.

Come personalizzare una notifica e-mail

• Accedi alla definizione del workflow e clicca su task di notifica e-mail

• Disattiva l’opzione Use Default Content

• Dopo aver disattivato l’opzione, il sistema mostrerà i parametri di configurazione del template della mail.
• Per modificare il formato della mail puoi andare ad editare direttamente il testo nei campi Email Subject e Email Body.
• I tag ai campi del record sono identificati in questo modo:
  • <<[nome_campo]>>

• In alternativa, puoi creare un template con Google Document.
• Per creare un template da cui partire clicca sul bottone Create

• Verrà creato il nuovo documento che puoi modificare

• Modifica il template del messaggio e salvalo

• Se eseguo di nuovo il test, AppSheet invierà la seguente mail, decisamente molto più comprensibile

Personalizzazioni aggiuntive

In aggiunta a quanto già descritto, AppSheet mette a tua disposizione ulteriori opzioni di personalizzazioni

• indirizzi visualizzati nella mail

• allegre un file pdf all’email

• archiviazione automatica del allegati inviati

Come configurare la modalità di sincronizzazione

Un applicazione AppSheet può essere utilizzata anche in modalità off-line, funzionalità molto utile se non si ha accesso ad Internet.

Un applicazione in modalità off-line permette di effettuare tutte le classiche operazioni di lettura, inserimento e modifica dei dati anche quando la connettività Interne è assente.

Quando l’APP è di nuovo on-line, le modifiche apportate ai dati locali verranno sincronizzate con i dati in cloud.

Se lavori su un record e la connessione alla rete si interrompe, gli aggiornamenti al record sono salvati in modalità offline e verranno sincronizzati con AppSheet quando sarai di nuovo online.

Le opzioni per configurare la modalità Off-Line di una APP sono presenti sotto Behavior > Offline/Sync.

• Sync on start: garantisce i dati vengano sincronizzati dal cloud ogni volta che l’APP viene avviata. In questo modo avrai la garanzia di lavorare sempre con dati aggiornat
• Delayed sync: se l’opzione è attiva, ogni modifica fatta nell’app non vengono sincronizzate subito ma vengono salvate localmente.
  • Quando l’utente preme il bottone Sync i dati vengono salvati sul server

• Automatic updates: quando gli aggiornamenti automatici sono attivati:
  • Se un utente modifica dei dati, l’applicazione tenterà di mandare automaticamente i dati verso il server. Se il dispositivo è on-line questa operazione viene eseguita subito, altrimenti le modifiche vengono salvate localmente e sincronizzate nel momento in cui si connette.
  • Ogni 30 minuti l’app scarica localmente dal server le modifiche ai dati che sono state fatte da altri utenti.
  • Se disattivi gli aggiornamenti automatici, devi sincronizzare le modifiche manualmente. Se gli aggiornamenti non vengono eseguiti, è un segno che potresti avere un errore e devi anche sincronizzarlo manualmente per capire cosa non va.