La piattaforma Microsoft Office 365 al giorno d’oggi è una realtà sempre più consolidata, soprattutto nelle aziende più grandi, dove ha visto nel corso degli ultimi anni una diffusione sempre più capillare.

La scelta di adottare le soluzioni cloud si è rivelata strategica soprattutto nel corso del 2020, anno che ha visto il mondo sconvolto dalla pandemia da COVID-19, in quanto gran parte delle persone si è vista costretta al lavorare in regime di smart-working.

Ed è così che, volenti o nolenti, abbiamo imparato, anche con molta sorpresa, che è possibile portare avanti progetti anche abbastanza complessi, grazie agli strumenti collaborativi come Teams e Share Point.

Ma non solo.

La necessita di dover lavorare da remoto, con il conseguente aumento dell’attività online, ha portato le aziende a doversi dotare molto rapidamente di soluzioni e applicazioni nuove per supportare quei processi che normalmente venivano gestiti in presenza.

Secondo quanto affermato da Gartner: “Entro il 2023, oltre il 50% delle medie e grandi imprese avrà una piattaforma applicativa low-code (LCAP) tra le piattaforme applicative strategiche”.

Inoltre, si prevede che le piattaforme di sviluppo low-code si affermeranno sempre di più durante tutto il 2021, con un mercato globale in crescita del 23%.

Per questi motivi non stupisce il fatto che PowerApps, la soluzione di sviluppo low-code che Microsoft mette a disposizione all’interno della Power Platform, sia diventata una componente tecnologica strategica.

Insieme alle altre soluzioni Microsoft, Office365 in primis ma anche PowerAutomate, PowerApps permette alle aziende di sviluppare soluzioni verticali specifiche per il proprio business, sfruttando tutte le potenzialità delle piattaforme low-code.

Le applicazioni PowerApps possono essere create utilizzando i dati gestiti in cloud (ma anche on Premise) da diverse sorgenti come SharePoint, OneDrive SQL Server, Salesforce e Google Sheet.

Puoi trovare l’elenco dei connettori a questo link.

Con PowerApp si possono creare tantissimi tipi di applicazioni, senza essere esperti di programmazione.

L’applicazione creata sarà poi utilizzabile sia da SharePoint che da browser o dispositivi mobili.

Oltre a mettere a disposizione una nutrita galleria di applicazioni già pronte all’uso, è possibile creare un’applicazione partendo da un semplice file Excel.

In questo articolo ti spiegherò come creare una applicazione mobile da un file Excel in 5 minuti usando Power Apps.

Prima di iniziare, cos’è PowerApps?

PowerApps è piattaforma distribuita da Microsoft che permette di sviluppare molto velocemente applicazioni aziendali, sfruttando tutte le potenzialità della tecnologia low-code.

Grazie a PowerApps puoi collegare le applicazioni direttamente ai tuoi dati aziendali, senza dover sviluppare integrazioni dedicate, in maniera molto simile a quanto visto con AppSheet di Google.

Excel, SharePoint, Office365 ma anche Google Drive e SQL Server possono essere tutti sorgenti dati che puoi collegare a Power Apps.

Inoltre, tutte le applicazioni costruite con Power Apps sono responsive e funzionano in modo eccellente sia su smartphone o tablet, sia su computer.

Carica il file Excel su OneDrive

La prima cosa da fare per poter creare una applicazione PowerApps è caricare il file nella tua area OneDrive.

Per comodità, ho creato una cartella con il nome dell’app che andrò a creare.

Prepara il file Excel

In questo tutorial andremo a creare una applicazione molto semplice, che potrete utilizzare anche voi per gestire i vostri appuntamenti in agenda.

Tutte le informazioni verranno salvate su un file Excel. Da questo link potete scaricare un file di prova che ho creato per voi.

Prima di iniziare, creare l’app, devi preparare il file Excel affinché Power Apps sia in grado di leggerlo correttamente.

Non preoccuparti, non è nulla di complicato.

Quello che devi fare è creare nel foglio dati una tabella Excel.

• Seleziona la griglia
• Clicca su Inserisci > Tabella

• Seleziona l’opzione Tabella con intestazioni e clicca OK

• Vai in Progettazione e seleziona la Tabella.
• Dai un nome alla Tabella.
  • Questo nome è quello che vedrai in PowerApps per collegare il foglio dati.

• Una volta che hai preparato il file, devi salvarlo su OneDrive
• Ti consigliamo di non tenere il file aperto perché così PowerApps sarà in grado di manipolarlo. Altrimenti risulterà in uso da parte di altri utenti.

Fatte queste attività preliminari possiamo finalmente procedere alla creazione della nostra applicazione.

Come creare l’applicazione dal file Excel

• Collegati all’ambiente PowerApps della tua azienda
• Clicca su Crea > Excel Online

• Scegliere il file Excel che hai precedentemente salvato in OneDrive

• Scegli la tabella che vuoi mappare nella tua APP e clicca Connetti.

• Quando la procedura di creazione sarà completa verrai indirizzato al workspace della tua applicazione dove troverai l’applicazione che PowerApps ha creato automaticamente sulla base dei dati che ha trovato nel file Excel.

Come eseguire l’anteprima dell’applicazione

• Puoi lanciare una preview della tua applicazione cliccando sul bottone Visualizza anteprima dell’app

• PowerApp ti permette di interagire con l’APP direttamente dal browser

In questo momento quello che stiamo vedendo è la versione dell’app che è stata creata automaticamente.

Anche se ancora spartana, questa applicazione ti consente di fare diverse cose.

Vediamole insieme.

Come cercare i record

• Usare il campo di ricerca per filtrare i record

Come modificare un record

• Clicca sul bottone per visualizzare i dettagli del record

• Clicca sul bottone Modifica

• Modifica i campi e clicca Salva.

Come cancellare un record

• Clicca sul bottone per visualizzare i dettagli del record

• Clicca Elimina per eliminare il record dal file Excel

Come aggiungere un record

• Per aggiungere un nuovo record clicca sul bottone “+”

• Inserisci le informazioni e clicca sulla spunta per salvare i dati

• Nell’Excel viene inserita una nuova riga.

• Ti faccio notare che collegando questo file Excel a PowerApps il sistema ha creato automaticamente una colonna per gestire l’ID del record.
• Questa colonna viene gestita automaticamente da PowerApps e non deve essere eliminata o modificata.

Come salvare l’applicazione nella libreria

• Una cosa importante da tenere a mente è che PowerApps non salva automaticamente la tua applicazione nella libreria, ma dovrai farlo manualmente.
• Clicca su File

• Clicca su Salva con nome.
• Dai un nome alla tua applicazione e clicca Salva.

• L’applicazione viene salvata nella tua libreria

Come personalizzare l’applicazione

L’applicazione che abbiamo creato è molto semplice e ti consente di modificare i record di un file Excel da uno smartphone oppure dal browser.

Tuttavia, nella realtà sono spesso necessarie funzionalità avanzate come la validazione dei campi tramite elenchi valori oppure l’implementazione di logiche più complesse.

Nei successivi tutorial su PowerApps andremo a vedere più nel dettaglio come costruire queste funzionalità avanzate.

Come condividere l’applicazione con gli utenti della tua azienda

Dopo aver salvato la tua applicazione nella libreria, puoi condividerla con i collaboratori della tua azienda.

• Accedi alla libreria delle applicazioni
• Seleziona l’applicazione che vuoi condividere e clicca Condividi

• Aggiungi gli utenti con il quale vuoi condividere l’applicazione e clicca Condividi.

Come utilizzare l’applicazione da smartphone

Per utilizzare una applicazione che hai condiviso con gli utenti della tua organizzazione possono essere utilizzati diversi metodi.

Uno di questi è tramite l’applicazione mobile PowerApps che puoi scaricare sia per iOS che per Android.

Dopo aver installato PowerApps sul tuo smartphone, collegati con le tue credenziali aziendali.

Dall’home page dell’applicazione avrai a disposizione i link a tutte le applicazioni PowerApps che sono state condivise con te.

Clicca sull’applicazione che vuoi utilizzare per poterla usare.