Qualche giorno fa riflettevo sul fatto che sebbene parli spesso di come creare applicazioni aziendali, non ho mai spiegato esattamente cosa siano e perché siano ormai indispensabili.

In effetti la domanda non è banale visto che ogni anno le aziende investono diversi miliardi di euro in software gestionale con l’intento di migliorare i propri processi e diventare più efficienti e competitive nei propri mercati di riferimento.

Ebbene, ho fatto qualche ricerca ed ho scoperto che, secondo quanto riportato dal portale Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, solo nel 2021 le aziende che in Italia operano nell’ambito del software e dei servizi a esso correlati, hanno generato un fatturato di 51,3 miliardi di euro.

Anche se ad una prima valutazione appare evidente come sia un settore relativamente piccolo se confrontato con altri settori dell’economia italiana, tuttavia ciò non vuol dire che non sia rilevante.

Mi spiego meglio.

Questo dato non tiene conto dell’importante impatto indiretto che queste aziende producono grazie alle soluzioni software che implementano.

Le opportunità offerte dai software gestionali si rivolgono a tutti i settori imprenditoriali e la loro adozione (se fatta bene ovviamente) implica un miglioramento di efficacia ed efficienza dei processi con conseguenze anche dirette sul fatturato delle aziende che ne fanno uso.

In questo articolo ti spiegherò cosa sono i software gestionali e qual è il loro impatto sull’ecosistema aziendale.

Buona lettura!

Cosa sono i software gestionali?

l software gestionali sono applicazioni più o meno complesse che vengono usate dalle aziende come strumenti di supporto ai processi e alle attività quotidiane.

Su questo punto vale la pena fare una precisazione.

Al giorno d’oggi è difficile pensare ad una qualsivoglia attività aziendale che non faccia uso di una qualche applicazioni software (come ad esempio Excel, Google Sheets oppure Access) ma è bene precisare che i software gestionali sono tutt’altro.

Cosa voglio dire? Facciamo un esempio.

Giulia è la titolare di una attività commerciale, ad esempio un centro estetico, che oltre ad offrire delle prestazioni vende anche dei prodotti di bellezza.

Per poter svolgere il proprio lavoro Giulia deve fare tante cose come, ad esempio, fissare gli appuntamenti in agenda oppure gestire l’inventario dei prodotti.

Se Giulia non avesse un posto dove salvare le prenotazioni dei clienti piuttosto che aggiornare la quantità dei prodotti disponibili in magazzino il rischio di fare confusione sarebbe altissimo.

Certo, potrebbe usare un bel file Excel e sicuramente all’inizio è una opzione che vale la pena prendere in considerazione.

Tuttavia con il tempo, e soprattutto con il crescente numero di informazioni diverse da gestire ed allineare, affidarsi ad un foglio di calcolo per far funzionare la propria impresa potrebbe essere controproducente.

I software gestionali servono proprio a questo, ovvero aiutare Giulia nel proprio lavoro.

Quali e quanti sono i software gestionali di cui una azienda ha bisogno?

La domanda è lecita, visto e considerato che esistono davvero tantissimi applicativi gestionali che soddisfano i bisogno più disparati.

Il mio consiglio è quello di fare, prima di tutto, una riflessione sulla dimensione dell’azienda e sulla complessità dei propri processi interni.

Magari per Giulia, che all’inizio ha un solo salone di bellezza con un piccolo magazzino, è sufficiente avvalersi una semplice gestionale per la gestione del inventario e per salvare gli appuntamenti.

Ma poi, nel tempo la sua piccola attività potrebbe espandersi fino a gestire più di un salone con un certo numero di dipendenti per i quali dovrà pianificare i turni di lavoro e amministrare le buste paghe.

Tutto ti sarà più chiaro tra poco..

Quali sono i software gestionali usati dalle aziende?

Se provi a fare una piccola ricerca sui software gestionali di cui una azienda potrebbe aver bisogno potresti perderti in un vero e proprio labirinto di nomi e sigle: CRM, PLM, SCM, Documentali, ecc…

Insomma, ne esistono davvero tanti!

Se ci pensi, questa non è poi una cosa tanto strana visto che le imprese per loro natura possono essere molto complesse e devono tenere sotto controllo tantissimi processi aziendali.

Cosa si intende per processo aziendale?

In economia aziendale un processo aziendale (o business process) è un insieme di attività correlate tra di loro che vengono svolte all’interno dell’azienda.

In generale esistono tanti processi aziendali e lo scopo di ciascuno di essi è quello di creare valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto finale (output del processo) a valore aggiunto, destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente).

Qualche esempio?

Probabilmente il più classico dei processi aziendali è quello di vendita di un prodotto che passa attraverso l’acquisizione di un lead (lead generation), la gestione di una trattativa ed infine la vendita vera e propria.

Questo è ovviamente solo un esempio ma ce ne sono moltissimi altri che possono essere attivati in funzione del tipo di business che l’azienda decide di intraprendere:

• Sviluppo Prodotto
• Produzione
• Logistica e Magazzino
• Vendita
• Post-Vendita e Customer Care
• Amministrazione, Finanza e Controllo
• Human Resources

A ciascuno il suo (software gestionale)

Avendo a che fare con tanti processi diversi, non stupisce che nel tempo siano nate tante soluzioni (ovvero tanti tipi di applicazioni e software gestionali).

Per aiutarti a capire cosa voglio dire ho provato a schematizzare nelle figura seguente alcuni dei principali processi aziendali che una azienda di grandi dimensioni deve gestire quotidianamente.

Per ciascuna area di business ho indicato i software gestionali di propria competenza.

Nella parte superiore si trovano i processi core dell’azienda, suddivisi in back end, quindi la parte di Operations, e front end di rapporto con il Cliente.

Nella parte inferiore si trovano invece i processi di supporto, ovvero tutti quelli che non contribuiscono direttamente alla creazione di un output per il cliente ma che sono ugualmente necessari per il funzionamento dell’azienda stessa.

Facciamo una breve panoramica sulle tipologie di software aziendali.

Funzioni Operations

Con il termine Operations ci si riferisce a tutte quelle funzioni aziendali di back-office che si occupano di mettere a disposizione di un cliente un determinato prodotto o servizio: Ufficio Acquisti, Amministrazione Vendite, Ricerca e Sviluppo, Logistica, Produzione, ecc…

Le applicazioni e i software gestionali utilizzate dalle funzioni Operations sono quindi molto diversi tra di loro e rispondono ad esigenze molto specifiche:

• Gestione della Produzione e Product Lifecycle Management (PLM): questi software consentono di gestire tutto il ciclo di vita di un prodotto, dal concept iniziale alla progettazione, dalla produzione all’assistenza, fino allo smaltimento.
• Relazione con i fornitori – Supply Chain Management (SCM) ed e-procurement: sono i software che si occupano di gestire il flusso di merci, dati e finanze relativi a un prodotto o servizio, dall’acquisizione delle materie prime alla destinazione finale del prodotto. Gli odierni sistemi SCM includono funzionalità quali la gestione dei materiali, l’evasione degli ordini e il tracciamento delle informazioni, come fornitori, produttori, grossisti, corrieri e rivenditori.
• Gestione del Magazzino: in questa categoria rientrano i software che consentono di gestire il magazzino, detti anche WMS (Warehouse Management System). Grazie ad un WMS è possibile tenere traccia dei vari movimenti di materiale tra le varie postazioni e scaffali di un magazzino ma anche in entrata (ricezione di materiale) e in uscita.
• CAM/CAD: Questi software gestiscono tutta la parte di progettazione assistita da computer (Computer-Aided Design, CAD) e fabbricazione assistita dal computer (Computer-Aided Manufacturing, CAM) a supporto di moltissimi settori merceologici, edilizio, sanitario e manifatturiero solo per citare gli ambiti più diffusi di utilizzo di essi. Sono inclusi tutti i software dai 2D ai 3D.
• Project Management: questi strumenti sono in grado di aiutare le aziende nella gestione e pianificazione di progetti complessi, come nel settore edilizio e della consulenza, in attività come la stima dei costi, la pianificazione delle risorse (carichi di lavoro), il monitoraggio dei risultati e degli avanzamenti, l’assegnazione dei tasks.

Area Vendite

Quando si parla di processi Customer ci si riferisce a tutte quelle attività che mettono in relazione l’azienda con i propri clienti e che, vale la pena ricordare, non sono finalizzate esclusivamente alla vendita di un prodotto ma anche a tutto quel che avviene dopo la vendita (Customer Care).

• CRM e Marketing: sono i software che permettono la gestione della relazione con il cliente, il supporto alla forza vendita e la gestione automatizzata delle attività di marketing. Rientrano in questa categoria i prodotti per la raccolta delle informazioni, la gestione dei contact center, l’individuazione e l’automatizzazione delle campagne pubblicitarie o di altre attività volte al raggiungimento del cliente.
• Portali eCommerce: si tratta di portali che consentono di vendere prodotti o/e servizi su canali digitali.
• Vendita e post-vendita: sono prodotti dedicati alla gestione delle attività di vendita e del supporto al post-vendita, utili quando si detiene una forza vendita diffusa sul territorio. In generale, permettono di definire, registrare e assegnare tutte le informazioni relative al cliente, precedenti e successive alla vendita, consentendo ai venditori e agli addetti all’assistenza di avere sempre a portata di mano uno storico aggiornato delle operazioni di Customer Care: richieste di supporto, contratti di garanzia, assistenza commerciale e amministrativa e spedizione dei ricambi.
• Web e Mobile Content Management: si tratta di software utili a gestire i contenuti relativi all’azienda sui canali online e mobile, con l’obiettivo di gestire una relazione con il cliente.

Amministrazione e Finance

Rientrano in questa categoria i software gestionali a supporto delle funzioni aziendali che eseguono attività contabili, amministrative e di gestione documentale.

• Amministrazione, Finanza e Controllo: soluzioni software a sostegno dei processi aziendali di contabilità, finanza e gestione. Si tratta di prodotti che semplificano e velocizzano le operazioni di rilevazione contabile, talvolta automatizzando l’intero processo. Permettono inoltre di organizzare le informazioni, facilitando così i processi di revisione, controllo e pianificazione delle finanze aziendali.
• Fatturazione Elettronica: sono prodotti sviluppati per assistere le aziende nel processo di compilazione, emissione e archiviazione delle fatture elettroniche (formato XML).
• Gestione Documentale: categoria di programmi per la creazione collaborativa di contenuti digitali. Assistono l’utilizzatore nella digitalizzazione della documentazione aziendale, velocizzando così la procedura di archiviazione e facilitando lo scambio informativo.

Amministrazione del Personale

La categoria comprende tutte le funzioni aziendali volte alla gestione delle risorse umane. Oltre alle classiche attività amministrative quali assunzioni, paghe e trasferimenti del personale, sono inclusi aspetti relativi alla formazione e allo sviluppo del capitale umano.

• Gestione HR: sono strumenti pensati per facilitare le operazioni di human resource management: la rilevazione presenze, l’autorizzazione dei permessi e del piano ferie, la gestione trasferte e note spesa. Frequenti sono inoltre i moduli per agevolare le fasi di recruiting e assunzione.
• eLearning: piattaforme informatiche utilizzate per le attività di formazione e aggiornamento del personale. Oltre ad agevolare la condivisione del materiale formativo a distanza, permettono di monitorare l’avanzamento dei corsi, somministrando ai dipendenti test per la verifica delle competenze apprese.

Knowledge Management

Il knowledge management è l’insieme di strategie e metodi per identificare, raccogliere, sviluppare, conservare e rendere accessibile la conoscenza delle persone che fanno parte di un’organizzazione.

• Enterprise Information Management: sono applicativi sviluppati per facilitare lo scambio di informazioni all’interno dell’organizzazione. La funzione principe è quella di condividere dati e documenti tra le diverse unità di business interne all’azienda. Si aggiungono funzionalità di controllo e organizzazione degli accessi ai flussi informativi, pensate per proteggere le informazioni classificate e limitarne la diffusione tra il personale non autorizzato.
• Business Intelligence & Analytics: tecnologie finalizzate a supportare – e spesso automatizzare – processi di misurazione, controllo e analisi dei risultati e delle performance aziendali. Le informazioni vengono quindi raccolte, processate e analizzate dal software per facilitare il management nelle decisioni caratterizzate da incertezza. Gli applicativi di business intelligence sono orientati a individuare insight all’interno dei dati, con l’obiettivo di fornire una descrizione coerente e di semplice comprensione della realtà. I software di business analytics, invece, permettono di identificare, mediante modelli matematici, approcci statistici o algoritmi di machine learning, scenari e tendenze future.
• Business Process Management: strumenti software per la gestione del workflow e l’ottimizzazione dei processi aziendali. L’applicativo opera monitorando il workflow e automatizzando i passaggi chiave tra le diverse unità organizzative. L’obiettivo è velocizzare l’avanzamento delle operazioni trasversali all’organizzazione, spesso frenate dalla difficoltà di condivisione delle informazioni.

Dipartimento IT

Per molti, l’Information Technology (IT) è sinonimo di tecnici da contattare ogni volta che si riscontra un problema informatico. Sebbene questa visione non sia completamente sbagliata, è anche vero limitarsi a questo significa sottovalutarne molto l’importanza.

Tra le responsabilità principali di un dipartimento IT ci sono la definizione e l’attuazione di una strategia IT, il supporto agli utenti dell’azienda e la manutenzione dell’infrastruttura hardware e dei dispositivi dati in dotazione.

• ITMS – IT Service Management Tool: questo tipo di applicazioni supportano il dipartimento IT nell’semplificare l’erogazione, la gestione e il supporto dei tanti servizi di cui quotidianamente si fa carico. In un certo senso, potremmo dire che il dipartimento IT è una sorta di fornitore di servizi interno all’azienda.

Qual è la differenza tra un Software Gestionale e un ERP?

Bene, se sei arrivato a questo punto dell’articolo dovresti avere una idea più chiara di quante possano essere diverse le applicazioni gestionali di cui un’azienda può dotarsi per funzionare al meglio.

Ovviamente non è detto che tutte quelle che ho citato siano necessarie così come potrebbero servirne altre, ma non è questo il punto.

Il fatto è che quando l’azienda cresce di dimensione, la manutenzione e l’integrazione dei dati provenienti da un così grande numero di applicazioni può essere un problema.

Per questo motivo sono nati i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning).

Un ERP è un tipo di software gestionale che permette di gestire in un unico ambiente tutti i processi che abbiamo visto (e anche di più), come ad esempio contabilità clienti e fornitori, la supply chain, la gestione del rischio e la sales operations.

Usare un ERP ha indubbiamente i suoi vantaggi tra cui spicca la massima integrazione di tutte le funzioni di business che partecipano al funzionamento dell’azienda.

D’altro canto potrebbe non essere la soluzione adatta a tutti perché potrebbe non soddisfare appieno le esigenze più specifiche ed inoltre potrebbe avere dei costi decisamente alti per una piccola e media impresa.

Cosa voglio dire?

Dammi un attimo che ti spiego meglio.

Potremmo definire gli ERP più famosi (Oracle EBS, SAP o Microsoft Dynamics per citare alcuni esempi) come delle applicazioni orizzontali, ovvero dei (grandi) software di uso generalizzato (general-purpose) che non sono stati concepiti per soddisfare esigenze di uno specifico settore o mercato ma che possono essere utilizzati in molti contesti.

Gli ERP mettono a disposizione tantissimi moduli che possono essere attivati (generalmente su licenza) in funzione dei bisogni della specifica azienda (non importa che sia manifatturiera oppure di servizi) .

Al contrario, le applicazioni verticali sono dei software gestionali più semplici disegnati per risolvere esigenze molto specifiche ed in quanto tali mettono a disposizione funzionalità ottimizzate.

Tipicamente le applicazioni verticali sono pensate per uno specifico mercato o settore di business ed inoltre sono sicuramente più economiche in termini di licenza e gestione rispetto ai grandi ERP.

Applicazioni Gestionali stand-alone o ERP: cosa scegliere?

Ovviamente dipende dalle situazioni.

Per quello che riguarda la mia personale esperienza, le valutazioni da fare devono partire, come al solito, da una valutazione sui volumi dell’azienda e dalla complessità dei suoi processi.

Infatti, gli ERP più famosi hanno costi di licenza decisamente proibitivi e, sebbene più completi, sono spesso anche troppo sovradimensionati per essere adatti ad aziende di medie dimensioni che, essendo più piccole e dinamiche, hanno bisogno di soluzioni software più leggere e meno complesse.

Se siamo in un contesto imprenditoriale di piccole e medie dimensioni può aver senso investire su applicazioni gestionali più verticali specifiche per il mercato di riferimento.

D’altro canto, se l’azienda è più grande la scelta di un ERP è quasi d’obbligo.

Tuttavia ci tengo a precisare che, seppure l’idea può essere allettante, non è detto che i processi aziendali debbano necessariamente essere implementati al suo interno.

Il punto è che un ERP, proprio per la sua natura general purpose, potrebbe non essere in grado di soddisfare appieno le esigenze di una specifica area di business.

Molto spesso la soluzione migliore consiste in un approccio ibrido che vede un ERP usato per gestire in un unico ambiente i processi aziendali più classici (e quindi anche più consolidati) mentre una o più applicazioni verticali a supporto dei processi più complessi per i quali l’ERP non è la soluzione più adatta (a meno di non costruire forti personalizzazioni).

Un esempio? potrebbe essere quello riportato in figura dove ho rappresentato una tipica integrazione tra sistemi gestionali per un’azienda manifatturiera.

Ad oggi, se parliamo di PLM e CRM ci sono soluzioni di mercato decisamente migliori da quelle che potresti trovare in un ERP general-purpose.

Pertanto l’idea è quella di implementare i processi di business sulle piattaforme più adatte a tale scopo.

I Prodotti e le Distinte (BOM) potrebbero nascere nel PLM e tramite dei flussi di integrazione verrebbero inviati sia al CRM che all’ERP.

Nel CRM verrebbe definito il Listino Prodotti e la Forza Vendite gestirebbe le Trattative (Opportunity) che quando vengono vinte generano un Ordine di Vendita.

L’Amministrazione Vendite che lavora nell’ERP può evadere l’Ordine di Vendita e gestire verso la Fatturazione al Cliente.

Ovviamente quello che ho riportato sopra è solo un esempio e non è detto che debba essere per forza adatto alle tue necessità.

La cosa importante che invece vale la pena ricordare è che avere una soluzione ibrida, se da un lato complica la mappa applicativa, dall’altro ti permette di implementare i processi aziendali sui sistemi gestionali più adatti.

Creare un Software Gestionale

Non potevo non chiudere questo articolo parlando di come creare una applicazione gestionale in casa.

Questa necessità, credimi, non è assolutamente così remota, qualunque sia la dimensione dell’azienda.

Questo perché, che tu lo voglia o no, anche le soluzioni di mercato più moderne e all’avanguardia spesso non sono sempre adatte a soddisfare la totalità dei bisogni.

Spesso richiedono delle personalizzazioni talmente spinte che di fatto si concretizzano in nuove applicazioni gestionali totalmente custom.

Ma non solo, la piccola azienda potrebbe non avere un budget tale da consentire l’acquisto di licenze per un prodotto specifico.

Per questo motivo costruire una piccola applicazione gestionale da zero è spesso la soluzione migliore e più sensata.

Come fare?

Ci sono diversi modi più o meno pratici.

Potresti usare Excel oppure, se sei un po’ più intraprendente, potresti creare una piccola applicazione basata su Access.

Se invece sei alla ricerca di una soluzione enterprise che poi può essere collegata agli altri applicativi aziendali (cosa che ci piace molto) potresti usare Oracle APEX.

Se non sai di cosa di consiglio di leggere qualche articolo che ho scritto su come usare Oracle APEX, magari partendo da come creare una applicazione web da un foglio excel.

Conclusioni

Appare evidente come le applicazioni gestionali siano fondamentali per far funzionare al meglio qualsiasi azienda, partendo dal piccolo commerciante alla più grande multinazionale.

Per fare la scelta giusta e non commettere errori, prima di tutto cerca di capire quali sono le esigenze della tua azienda e il contesto in cui opera e non buttarti a capofitto in quello che ti propone un vendor piuttosto che un altro.

Sapere come funzionano le applicazioni gestionali e come si integrano tra di loro ti servirà per fare una valutazione più attenta su quali soluzioni software scegliere.

Questo è quanto. Vorrei conoscere però la tua personale esperienza e nel caso avessi qualcosa da aggiungere sentiti libero di scrivermi nei commenti.

Un abbraccio

Daniele